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Documenti·Procedure·Listini·Archivio

ChatGPT aziendale
sui tuoi documenti

Parlaci dei tuoi documenti

Caso reale

Norme, certificazioni, schede tecniche.
Ora la risposta si trova chiedendo.

In SAE Srl chi vende estintori deve rispondere ogni giorno su norme, omologazioni e manutenzioni, con le risposte sparse in centinaia di PDF.

Abbiamo costruito un assistente AI sui documenti aziendali che risponde in italiano semplice, cita documento e pagina e, se non trova la risposta, lo dice. Ognuno vede solo i documenti che può vedere.

  • 3.000+pagine di documenti tecnici consultabili con una domanda
  • Pochi secondiper una risposta con la fonte citata
  • Ogni rispostacon documento e pagina di riferimento
Cliente SAE Srl Voglio un assistente sui miei documenti

Le risposte sono già in azienda.
Il problema è trovarle.

Un ChatGPT aziendale è un assistente virtuale AI che risponde alle domande di chi lavora in azienda partendo dai vostri documenti: procedure, schede tecniche, listini, offerte passate, contratti, manuali, email con i clienti. In ogni azienda le informazioni ci sono, ma sono sparse tra cartelle condivise, gestionale e caselle di posta, e chi le conosce davvero sono due o tre persone che vengono interrotte di continuo.

Con un ChatGPT per aziende costruito su misura le persone fanno una domanda in italiano e l'assistente risponde partendo dai tuoi documenti, citando il file e il punto da cui ha preso l'informazione. Non attinge alla memoria generica del modello, ma a un indice dei tuoi contenuti che teniamo aggiornato.

Lo costruiamo con permessi per reparto, collegamento a CRM o gestionale e registro delle domande. In cloud, con i modelli dei grandi fornitori in condizioni contrattuali aziendali, va da €3.000 a €7.000 in 3-6 settimane; l'installazione su server tuoi rientra nella programmazione AI, da €5.000, come ogni nostro software su misura. Per gli studi professionali ci sono le pagine dedicate ad avvocati e commercialisti; tutti i servizi sono in intelligenza artificiale per aziende.

Assistente AI aziendale che cerca nei documenti interni

A cosa serve

Cosa fa un assistente virtuale AI
sui documenti aziendali

I casi d'uso che ripagano più in fretta sono quelli in cui oggi una persona esperta viene interrotta per rispondere sempre alle stesse domande. Se invece deve rispondere ai clienti serve un chatbot con intelligenza artificiale; se deve anche inserire dati nei sistemi, gli agenti AI.

Commerciale · Offerte

Preventivi più veloci

Il commerciale chiede prezzi, compatibilità e condizioni applicate a clienti simili; l'assistente prepara la bozza dell'offerta dai listini e dalle offerte passate, con i riferimenti.

Parliamone

Tecnico · Assistenza

Schede tecniche e manuali

Chi fa assistenza trova in pochi secondi la procedura, il codice ricambio o la nota tecnica giusta, invece di aprire dieci PDF o chiamare il collega che sa.

Parliamone

Nuovi assunti · Procedure

Inserimento delle persone nuove

Procedure interne, regole, moduli: un nuovo collaboratore chiede all'assistente invece di interrompere gli altri, e la risposta è sempre quella ufficiale.

Parliamone

Archivio · Email · CRM

Memoria dei rapporti con i clienti

Collegato al CRM o all'archivio, ricostruisce lo storico di un cliente: cosa ha comprato, cosa ha chiesto, quali problemi ha avuto, prima della telefonata.

Parliamone

Come funziona

Ricerca sui documenti (RAG),
la base di ogni ChatGPT aziendale.

La tecnica si chiama RAG, retrieval augmented generation. Non serve addestrare un modello sui tuoi dati: si costruisce un indice che il modello consulta a ogni domanda.

Schema di funzionamento di un assistente AI con ricerca sui documenti

Indice dei tuoi contenuti

Documenti, pagine e record vengono divisi in parti con un criterio studiato sul tipo di documento e trasformati in vettori (embedding) dentro un database vettoriale. L'indice si aggiorna quando i file cambiano.

Ricerca e risposta con fonti

A ogni domanda il sistema recupera i passaggi pertinenti, anche se scritti con parole diverse, e il modello risponde solo su quelli, citando documento e sezione. Se l'informazione non c'è, è istruito a dirlo.

Permessi ereditati

Ogni persona interroga solo i documenti a cui ha diritto: l'amministrazione vede i contratti, il commerciale i listini, l'assistenza i manuali. I permessi si applicano prima della ricerca, non dopo.

Abbonamento o progetto

ChatGPT Business di OpenAI
o assistente su misura?

Chi cerca ChatGPT aziendale trova spesso ChatGPT Business, il piano di OpenAI per i gruppi di lavoro. Secondo il centro assistenza di OpenAI costa 25 dollari a utente al mese con fatturazione mensile o 20 con quella annuale, richiede almeno due utenti e OpenAI non addestra i modelli sui dati dello spazio di lavoro. Da ottobre 2025, con la funzione company knowledge, cerca anche in Slack, SharePoint, Google Drive e GitHub, rispettando i permessi esistenti e citando le fonti. È un buon prodotto e a volte basta. L'assistente su misura che costruiamo noi è un'altra cosa, un software tuo collegato ai tuoi sistemi.

Basta ChatGPT Business se

  • L'obiettivo è aiutare le persone a scrivere, riassumere e ragionare.
  • I documenti stanno già in Google Drive, SharePoint o negli altri servizi che ChatGPT collega.
  • Un costo per utente va bene per tutte le persone che lo useranno.
  • Non serve leggere gestionale, CRM o database interni.

Serve un assistente su misura se

  • Le risposte devono partire da gestionale, CRM o database che ChatGPT non collega.
  • I documenti non possono uscire dall'azienda e serve un modello installato sui tuoi server.
  • Lo usano molte persone, o anche agenti e rivenditori, e conviene pagare il consumo invece dei posti.
  • Vuoi scegliere modello, interfaccia e regole, con il codice di tua proprietà.

Spesso la combinazione migliore è ChatGPT Business per il lavoro personale e l'assistente su misura per la conoscenza e i sistemi dell'azienda. Prezzi e funzioni di OpenAI cambiano spesso: li verifichiamo con te prima di decidere.

Le scelte tecniche

Come costruiamo il tuo
ChatGPT aziendale

La qualità di un assistente sui documenti dipende quasi tutta da come vengono preparati i dati e da dove gira il modello.

  • Preparazione dei documenti

    Pulizia di PDF scansionati con OCR, tabelle convertite in modo leggibile, documenti obsoleti esclusi, versioni duplicate risolte. Un indice pulito vale più di un modello più grande.

  • Ricerca ibrida

    Ricerca per significato con gli embedding più ricerca per parole esatte, utile per codici articolo, nomi e numeri di norma. Così l'assistente trova anche il codice scritto in un solo documento.

  • AI in cloud o in locale

    Modelli dei grandi fornitori con contratti aziendali e trattamento dei dati in Europa dove disponibile, oppure un modello open source installato su un tuo server quando i documenti non devono uscire. Valutiamo qualità e costo hardware sul tuo caso.

  • Fine tuning solo quando serve

    Per insegnare i contenuti aziendali il RAG è più economico, aggiornabile e verificabile del fine tuning. Il fine tuning lo usiamo solo per uno stile o un formato molto specifico, e lo diciamo prima.

  • Collegamenti a CRM e gestionale

    Fino a due integrazioni incluse nella fascia base: l'assistente legge schede cliente, ordini o articoli in tempo reale, con permessi di sola lettura.

  • Registro e domande senza risposta

    Ogni domanda resta in un registro. Le domande a cui l'assistente non sa rispondere indicano quali documenti mancano: è il modo più rapido per migliorare la conoscenza aziendale.

AI on premise

Intelligenza artificiale locale
e modelli open source.

Quando i documenti non devono uscire dall'azienda, il modello si installa su un server tuo o in un data center scelto da te. È la soluzione AI on premise, oggi molto più praticabile di qualche anno fa.

Server aziendale con intelligenza artificiale locale e modelli open source

Modelli open source da installare

Esistono modelli con licenza aperta che si scaricano e funzionano senza collegamento ai fornitori. Un esempio sono i gpt-oss pubblicati da OpenAI ad agosto 2025 con licenza Apache 2.0: il più piccolo lavora con 16 GB di memoria, il più grande su una singola GPU da 80 GB.

Hardware e qualità, provati sul tuo caso

Un modello locale si paga in server, non in consumo. Su compiti complessi rende meno dei modelli più grandi in cloud, per questo lo confrontiamo sui tuoi documenti prima di scegliere, con le domande che fanno davvero i tuoi colleghi.

Locale e cloud insieme

Spesso la scelta giusta è mista: documenti riservati elaborati in locale, testi generici affidati a un modello in cloud con contratto aziendale. Il sistema decide dove mandare ogni richiesta secondo le regole che fissiamo insieme.

Prezzi

Quanto costa un
ChatGPT aziendale

Il prezzo dipende da quantità e tipo di documenti, numero di integrazioni e da dove deve girare il modello. Lo fissiamo a corpo dopo aver visto un campione dei tuoi file.

Il più richiesto

Assistente virtuale

da €3.000 a €7.000

ChatGPT aziendale · RAG

Tempi 3-6 settimane

  • Assistente per i tuoi collaboratori
  • Ricerca sui documenti aziendali
  • Due integrazioni (CRM o gestionale)
  • Interfaccia web dedicata
  • Permessi utente e registro
  • Formazione di chi lo usa
Su misura

Programmazione AI

da €5.000 a €15.000

API · Server MCP · Locale

Tempi 6-8 settimane

  • Integrazione nel tuo software
  • Server MCP per Claude e ChatGPT
  • Modello installato in azienda
  • Pipeline di aggiornamento dati
  • Più modelli dove serve
  • Codice tuo, documentato

Chatbot

da €1.000 a €2.000

Sito · WhatsApp

Tempi 1-2 settimane

  • La stessa conoscenza per i clienti
  • Collegamento a catalogo e FAQ
  • Integrazione su un canale
  • Tono di voce del tuo marchio
  • Registro delle conversazioni
  • Informativa e consenso GDPR

Piccoli interventi

da €350

Pacchetti ore

5 ore €350 · 10 ore €600 · 20 ore €1.100

  • Nuove fonti da indicizzare
  • Nuovi permessi o reparti
  • Revisione delle risposte
  • Cambio di modello
  • Supporto a chi lo usa
  • Notturno a tariffa maggiorata

Da dove partire? Mettere in sicurezza l'azienda.

Analisi di come i collaboratori usano già l'AI, regole chiare contro la shadow AI e formazione su strumenti sicuri. È il primo passo che proponiamo, prima di qualsiasi sviluppo. A progetto, con prezzo chiuso dopo una prima chiacchierata.

Parliamone in chat →

Cloud o locale cambia i costi mensili.

In cloud si paga il consumo del modello in base alle domande; in locale non c'è consumo ma serve un server adeguato. Confrontiamo le due strade sui tuoi volumi prima del preventivo.

Parlaci del progetto →

Su richiesta il pagamento può essere dilazionato a rate, senza interessi. Sconto del 10% sul pagamento anticipato oltre €3.000.

Approfondimenti

Il passo successivo,
collegare l'AI ai sistemi.

MCP · Claude · ChatGPT

Usi già Claude o ChatGPT in azienda?

Con un server MCP i client che i tuoi collaboratori usano già leggono gestionale, database e documenti aziendali, con i permessi che decidi tu. A volte è la strada più rapida.

Server MCP →

Studi legali

Hai uno studio legale?

Per gli studi l'assistente sui documenti va progettato intorno al segreto professionale e agli obblighi della legge 132/2025.

AI per avvocati →

Parliamone

Che documenti vorresti
poter interrogare?

Dicci che tipo di documenti hai, quanti sono, dove stanno e chi dovrebbe usare l'assistente. Ti diciamo cosa costruiremmo e quanto costa. Per parlarne direttamente lascia il numero con "Voglio essere richiamato".

AI

Chat AI · ChatGPT aziendale

online · risposte istantanee
Ciao, sono l'assistente AI di Webcreation. Raccontami quali documenti vorresti rendere consultabili e da chi, e ti dico come lo realizzeremmo.

Domande frequenti

Domande frequenti
sul ChatGPT aziendale

Cos'è un ChatGPT aziendale?

È un assistente AI che risponde alle domande di chi lavora in azienda usando i documenti e i dati dell'azienda, con le fonti citate e i permessi rispettati. Usa un modello linguistico come quelli di ChatGPT, ma collegato alla tua conoscenza invece che solo a quella generale.

Quanto costa ChatGPT aziendale?

Dipende da cosa intendi. ChatGPT Business di OpenAI, secondo il suo centro assistenza, costa 25 dollari a utente al mese con fatturazione mensile o 20 con quella annuale, con almeno due utenti. Un assistente su misura sui documenti dell'azienda, costruito da noi, va da €3.000 a €7.000 con tempi di 3-6 settimane, più il consumo del modello; installazioni in locale o integrazioni più complesse rientrano nella programmazione AI, da €5.000 a €15.000.

Che differenza c'è tra ChatGPT Business e un assistente su misura?

ChatGPT Business è un abbonamento di OpenAI a utente: ottimo per scrivere e ragionare, e con company knowledge cerca anche in servizi come Google Drive, SharePoint e Slack. Un assistente su misura è un software tuo, che legge anche gestionale, CRM e database, può girare su un server dell'azienda e si paga a progetto più il consumo. Spesso conviene usarli insieme.

I documenti restano in azienda?

Con un modello installato su un server tuo sì, non escono. In cloud OpenAI dichiara di non addestrare i modelli sui dati aziendali per impostazione predefinita, e la conservazione dei dati in Europa la indica per i clienti idonei di Enterprise e API. Scegliamo l'architettura in base a quanto sono riservati i documenti.

Si può installare in locale?

Sì. Installiamo un modello open source su un server tuo o in un data center scelto da te. I modelli locali richiedono hardware adeguato e su compiti complessi rendono meno dei più grandi in cloud: lo verifichiamo sui tuoi documenti prima di decidere.

Qual è la migliore AI per il business?

Non ce n'è una sola. Per il lavoro personale vanno bene ChatGPT, Claude o Gemini nelle versioni per aziende; per rispondere dai documenti e dai sistemi dell'azienda conta di più come sono preparati i dati che il nome del modello. Nei nostri progetti confrontiamo più modelli sulle domande vere dei tuoi colleghi e scegliamo il più economico che risponde bene.

Quanto tempo serve?

Un assistente sui documenti in cloud richiede 3-6 settimane, dalla preparazione dei file alla formazione di chi lo usa. Installazioni in locale e integrazioni più complesse richiedono 6-8 settimane. Il primo passo è vedere un campione dei tuoi documenti.

Bisogna addestrare l'AI con i nostri dati?

Di solito no. Con la ricerca sui documenti (RAG) il modello consulta un indice dei tuoi contenuti a ogni domanda: è più economico, si aggiorna alla successiva indicizzazione quando un file cambia e ogni risposta è verificabile. Il fine tuning serve solo in casi particolari.